Beschwerdemanagement – strukturiert lösen, dauerhaft verbessern

Wenn etwas nicht gut läuft, braucht es keine Ausreden – sondern Klarheit. Bei POLYGON Deutschland verstehen wir Beschwerden als Chance, konkret besser zu werden. Dafür arbeiten wir mit einem festen, nachvollziehbaren Prozess.

Unser Beschwerdeprozess – Schritt für Schritt

  1. Rückmeldung aufnehmen (telefonisch, digital oder persönlich)
  2. Prüfung & Analyse durch das zentrale Beschwerdemanagement
  3. Abstimmung mit Beteiligten (Niederlassung, Projektleitung, Kundin/Kunde, ggf. Auftraggeber/Versicherung)
  4. Transparente Rückmeldung – verständlich, nachvollziehbar, begründet
  5. Verbesserungsmaßnahmen ableiten (z. B. Prozessanpassungen, Schulungen, zusätzliche Kontrollen)
  6. Umsetzung verbindlich dokumentieren
  7. Abschluss erst bei Lösung – nicht bei „Status erledigt"
  8. Rückführung ins Qualitätsmanagement, damit Wiederholungen vermieden werden

Verantwortung auf hoher Ebene

Die Bearbeitung von Feedback liegt im Verantwortungsbereich der Chief Quality Officerin. Damit ist klar: Beschwerden werden ernst genommen – und nicht zwischen Zuständigkeiten „geparkt".